FileServerPadの導入により、役員会議のペーパーレス化と効率化を実現!|iPad活用

導入事例: 株式会社QVCジャパン様

株式会社QVCジャパン様がFileServerPadに決めた4つのポイント

  • ファイルサーバーの設定変更なしで会議資料を保存しているフォルダにiPadから簡単アクセス!
  • Active Directoryと同期・連携をして、認証やユーザー管理を一元管理できる!
  • アプリケーションが英語に対応している!
  • 紙のような操作感を実現できる!

世界最大級のテレビショッピング・通販事業者

株式会社QVCジャパン外観

株式会社QVCジャパン様
http://qvc.jp/

株式会社QVCジャパン様(以下、同社)は、世界最大級のテレビショッピング・通販事業会社、米国QVC, Inc.の日本法人である。
「QVC」という社名は、「Quality(品質)、Value(価値)、Convenience(利便性)を徹底してお客様に届ける」という理念に由来し、「ショッピングを超えてゆく。」という同社のスローガンとともに、顧客や品質を重視する同社の姿勢を現している。

同社の中核事業であるショッピング番組には、「24時間365日、自社のスタジオから生放送する」という大きな特徴がある。
エンターテイメント性の高い番組と質の高い商品によって出演者と視聴者をつなぎ、感動を呼び起こすことを目指す同社にとって、生放送は欠かすことのできないポイントだ。

同社では、番組制作はもちろんのこと、商品選定、カスタマーコンタクトセンターや物流を支えるシステムなど、会社の全てを「お客様の感動を実現する舞台装置」として位置づけているため、施策を立案する際には、米国本社の手法や方針を参考にしつつも、細部に至るまで自主性とこだわりを持って取り組んでいる。

<FileServerPad>の導入で役員会議をペーパーレス化

株式会社QVCジャパン
情報システム部門
テクノロジー・インフラストラクチャー・チーム
アシスタントマネージャー
林 秀幸 氏

同社では、情報システム投資においても、「各国現地法人の自主性が認められているため、本社のシステムがそのまま展開される、ということはほとんどない(林 氏)」。面白いことに、その逆の事例で、「日本法人が開発したシステムの導入効果が評価されて、ドイツやイギリスなど、別の海外子会社へ導入されることもある(林氏)」という。

2013年1月の新社屋移転に合わせて実施した、役員会議のペーパーレス化においても、日本の情報システム部門が独自にシステム選定を行った。

従来、同社の役員会議では、資料を印刷物で配布していたため、会議資料の準備や処分に、少なからぬ労力が発生していた。役員会議の特性上、会議資料には、社内にも公開できない機密情報が含まれる。資料の取りまとめや準備のような通常の会議における作業に加えて、より厳重な保管や、終了後の溶解処分といった作業が必要であった。

こうした会議運営に伴う負荷を軽減するため、経営層から情報システム部門に対し、iPadによる役員会議のペーパーレス化の検討が指示された。

様々な観点での検討の結果、情報システム部門が導入を決めた製品は、タブレットからファイルサーバーのドキュメントを閲覧・検索できる、<FileServerPad>だった。
<FileServerPad>は、WordやPower Pointなど、ファイルサーバー内の文書ファイルを、印刷イメージに近い画像ファイルとして専用サーバーに保存しておくことで、タブレットから高速に閲覧、検索できるようにするシステムだ。専用アプリを使うことで、閲覧中のドキュメントに対して、手書きメモの記入や、近くのユーザー同士での画面共有ができることから、ファイルサーバーとタブレットを活用して、ペーパーレス会議システムを構築することができる。

<FileServerPad>に決めた4つのポイント

役員会議のペーパーレス化に際して、情報システム部門が重視したポイントは、次の4点だ。


1点目は、役員会議用資料を保存しているフォルダーとドキュメントファイルへ、ファイルサーバーの設定を変更せずに、iPadからアクセスできることだ。

会議システムによっては、タブレットにファイルを配信する方式もあるが、そういったタイプでは、印刷物を配布していたころと同じ課題を抱えてしまう。つまり、会議直前に資料変更が発生すれば、差し替え作業が必要となり、会議終了後には、ファイルの削除・回収が必要となってしまう。これを改善するには、もともとドキュメントファイルの保存場所として使われているファイルサーバーを閲覧し、端末にファイルを残さない方式が望ましい。


2点目は、Active Directoryと同期・連携をして、認証やユーザー管理を一元管理できることだ。

認証やアクセス権限などの情報を、システム独自で持ってしまうと、管理作業が発生してしまうからだ。将来的に利用者や対象の会議を増やす可能性を考慮すると、導入当初から管理工数を抑えることが望ましい。


3点目は、アプリケーションが英語に対応していることだ。

同社の役員会議は英語で開催されるため、ユーザーインターフェースが英語に対応していることが必須であった。


4点目は、「紙のような操作感」を実現できることで、具体的には、「手書きでメモが残せること」と「スムーズにページがめくれること」であった。

「もともと配布していた印刷物に代わって導入するシステムなので、操作感は特に重視(林氏)」することとなった。

これらの基準を満たす<FileServerPad>の導入により、当初の目的であった役員会議のペーパーレス化を実現することができた。同社では、「今後、一般社員が参加する会議への、<FileServerPad>の用途拡大も含めて検討する予定(林氏)」だ。

株式会社QVCジャパン様外観

株式会社QVCジャパン様  http://qvc.jp/
千葉県千葉市美浜区ひび野2丁目1番地1
設立:2000年6月
従業員数:約1,500名
資本金:115億円

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