FileServerPadの導入によりマニュアルのペーパーレス化を実現|iPad活用

導入事例: 株式会社ダイナム様

マニュアル電子化の要件とは

  • 大量の紙マニュアルを電子化
  • 既存データをそのまま活用し、タブレットでの閲覧を実現
  • セキュリティが担保されたマニュアル閲覧

日本一の店舗数を誇るパチンコホールチェーン

パチンコホール内観

 株式会社ダイナム(以下、同社)は、1967年に創業しパチンコを「誰もが気軽に楽しめる日常の娯楽」となるよう改革し、街に憩いの場を提供できるよう「街と生きるパチンコ。」を目指すべく、日本全国にチェーン型パチンコホールを404 店舗展開している。

 50年の歴史の中には、他社に先駆けて大きく展開した1円パチンコ、健康に配慮した完全分煙のパチンコホール、ホール業界初のプライベートブランド機の開発、持株会社ダイナムジャパンホールディングスの香港上場など、数多くの取り組みを行ってきた。また、同社の思想の根本とも言える「パチンコを誰もが気軽に楽しめる日常の娯楽にしたい」「スーパーやコンビニのように地域になくてはならない潤いを提供し続けるインフラにしたい」という志を基に、次の50年に向けての目標である「1,000店舗 遊技台シェア10%」を見据えている。

大量の紙マニュアルをどうするか

置き換え前の作業マニュルの一部

 同社では創業50周年の節目として、様々な業務改善を行っており、その中の一つとして、作業マニュアルの電子化を通じた「業務の効率化」を実現するためにFileServerPadの導入を決めた。今までは、同社の400を超える店舗で約10,000名の従業員がマニュアルを紙面で確認し、メンテナンス業務を行っていた。しかし、機材のメンテナンスマニュアルや、業務マニュアルなど、

多岐にわたるマニュアル類は膨大で、本部からマニュアル改訂の指示があった場合、対象ページの差し替えを行い、また、その確認のため定期的な監査を行うなど、紙マニュアルの管理は「業務の効率化」の点で大きな課題となっていた。さらに、紙マニュアルは紛失や盗難による機密情報漏えいのリスクから「ホール内への持ち込みが出来ない」ため、バックヤードで内容を記憶し、ホール内で作業する必要があり、さらに業務効率を落としていた。

マニュアル電子化の要件とは

機器の前でレクチャーを受ける近森氏

 マニュアル電子化にあたり、まずは新卒者が集中配属される店舗でのマニュアルからスタートした。毎年多くの新卒者が集中配属店舗で研修を受け、そこで同社の規範や実業務について学ぶが、このときが最もマニュアルを閲覧することになる。

印刷してファイリングされたものが約1,000ページにも及び、まずはこのマニュアルを電子化し、社内で保有しているタブレットを活用し新卒者研修で利用出来るようにした。新卒者への展開で、電子マニュアルは、一つのファイルにまとめるより、章ごとにファイル分けした方が、見やすいことがわかり、店舗展開では章ごとにファイルを分けて展開した。

 この際、閲覧用ファイルを作成するのに特別なソフトウェアを使わずに行えることで、スムーズに対応が可能であった。トライアル期間を経て、全店舗でのマニュアル閲覧を開始した。ホール内で使われている機材は非常に多く、コインサンドや計数器など、多くの機材のメンテナンスを定常業務として行う必要がある。今までは、ホール内へのマニュアル持ち出しが禁止されていたが、セキュリティが担保されたタブレットでマニュアルを閲覧可能となったことで、ホール内でマニュアルを閲覧しながら作業することができるようになった。これにより、「マニュアルを確認しつつ機器を操作することで、正確に、かつ、スムーズに作業を行うことが出来るようになった。特に、新たに配属されたメンバーへの説明は、必要なマニュアルが探しやすく、持ち運びしやすいため、非常に効率的に行えるようになった(一ノ渡氏)」

 また、「全店舗への展開が完了したため、紙マニュアルは撤廃し、タブレットでの閲覧に切り替えた。これにより、マニュアル差し替え作業で発生していた作業人件費や用紙費用・プリント費用がおさえられ、「コスト削減」と「CO2削減」が実現できる(吉川氏)」という。

紙の電子化だけでなく、さらなる活用を検討

 現在の電子マニュアルは静止画だけだが、今後は動画マニュアルの全社展開を検討中だ。「同じアプリで動画閲覧も可能なため、細かな作業や煩雑な作業の習得は、動画マニュアルを活用しようと考えています。今後は、顧客満足度を高めるための教育ツールとして活用していきます(吉川氏)」

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株式会社ダイナム様外観

株式会社 ダイナム様  http://www.dynam.jp
東京都荒川区 西日暮里2-27-5
設立:1967年7月25日
資本金:50億円

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